Jak zmniejszyć liczbę odwołanych treningów? 7 sposobów dla trenera personalnego

Ile naprawdę kosztują odwołania?

Policz to na własnym grafiku. Każdy odwołany trening to stawka, której nie dostaniesz, bo w ostatniej chwili rzadko kto wskoczy na wolny termin. Do tego dochodzi koszt, którego nie widać w tabelce: podopieczny, który często odwołuje, wolniej robi postępy i szybciej rezygnuje.

Przykład: jeśli w tygodniu przepadają dwa treningi po 120 zł, to w miesiącu ucieka około 1000 zł (2 × 120 zł × ok. 4,3 tygodnia).

Moja historia: 20–30 odwołań w miesiącu

Jak wielu trenerów — ale też kosmetyczek, fryzjerów czy fizjoterapeutów — miałem problem z treningami odwoływanymi w ostatniej chwili. Nigdy tego nie liczyłem. Dopiero gdy zacząłem korzystać z aplikacji, która sama zliczała odwołane treningi, zobaczyłem, jak ogromna to liczba w skali miesiąca: 20–30 odwołań. Trochę się przeraziłem, bo uciekało mi sporo pieniędzy.

Najgorsze były odwołania tuż przed treningiem. Na taki termin nie dało się już nikogo wpisać, więc zostawałem z pustą godziną.

Zmieniło się to, gdy wprowadziłem rejestrację online. Żeby zarezerwować trening, podopieczny musiał od razu za niego zapłacić BLIKIEM. Jeśli do treningu zostało więcej niż 24 godziny, mógł go przenieść na inny termin. Gdy zostało mniej, nie dało się go ani odwołać, ani przenieść.

Część osób odpadła — ale to były właśnie te, które ciągle odwoływały. Po prostu przestały się zapisywać. Część przestała odwoływać. A z czasem doszli nowi podopieczni, którzy przychodzą regularnie.

Poniżej siedem sposobów, które pomogą Ci ograniczyć odwołania. Pierwsze trzy opierają się na tym, co zadziałało u mnie.

1. Spisz zasady odwoływania i pokaż je przed pierwszym treningiem

Najwięcej odwołań w ostatniej chwili zdarza się tam, gdzie nie ma jasnych zasad. Ustal je raz i przekaż każdemu nowemu podopiecznemu — najlepiej na piśmie, zanim umówicie pierwszy trening. Zasady powinny odpowiadać na trzy pytania:

• do kiedy można odwołać albo przenieść trening bez konsekwencji — najczęściej jest to 24 godziny przed treningiem,
• co się dzieje przy późniejszym odwołaniu — na przykład trening przepada albo jest płatny,
• co, gdy to Ty musisz odwołać trening — na przykład proponujesz zastępczy termin w tym samym tygodniu.

Najważniejsza jest konsekwencja. Zasada, od której robisz wyjątek dla każdego, kto ładnie poprosi, szybko przestaje działać. I nie bój się, że przez zasady stracisz podopiecznych — u mnie odpadły właśnie te osoby, które ciągle odwoływały.

2. Pobieraj płatność z góry

Opłacony trening to zobowiązanie. Podopieczny, który zapłacił przy rezerwacji, rzadziej rezygnuje z błahego powodu, a jeśli odwoła za późno, pusta godzina jest przynajmniej opłacona. Płatność z góry kończy też niezręczne przypominanie o przelewach.

Najlepiej działa to wtedy, gdy zapłata jest częścią rezerwacji: podopieczny wybiera termin i od razu płaci, na przykład BLIKIEM. Im mniej kroków, tym mniej wymówek.

3. Pozwól przenieść trening, zamiast go odwoływać

Wiele odwołań wynika ze spraw losowych: wyjazd służbowy, chore dziecko, zmiana grafiku w pracy. Jeśli podopieczny może sam przenieść trening na inny wolny termin w tym samym tygodniu, trening się odbywa, a Ty nie tracisz zarobku.

Przenoszenie obejmij tymi samymi zasadami co odwołania — na przykład najpóźniej 24 godziny wcześniej — i pokaż wolne terminy tak, żeby podopieczny nie musiał o nie pytać.

4. Ustal stałe terminy

Trening o tej samej porze w te same dni tygodnia szybko staje się nawykiem, a podopieczny dopasowuje do niego resztę tygodnia. Przy terminach umawianych z tygodnia na tydzień dużo łatwiej o „w tym tygodniu jednak nie dam rady”.

Zaproponuj stałe godziny każdemu, kto trenuje regularnie, i zarezerwuj je na kilka tygodni do przodu.

5. Przypominaj o treningu

Część odwołań bierze się ze zwykłego zapominania. Krótka wiadomość przed treningiem albo trening dodany do kalendarza w telefonie podopiecznego rozwiązuje problem, zanim powstanie. Jeśli przypomnienie przyjdzie wcześniej niż 24 godziny przed treningiem, podopieczny zdąży go jeszcze przenieść zgodnie z zasadami, zamiast odwoływać w ostatniej chwili.

6. Sprawdzaj, kto odwołuje najczęściej

Odwołania rzadko rozkładają się równo. Zwykle te same dwie, trzy osoby odpowiadają za większość pustych godzin. Warto to policzyć, zamiast oceniać na wyczucie, i porozmawiać z tymi podopiecznymi wprost.

Często wystarczy zmienić godzinę treningu na taką, która lepiej pasuje do ich tygodnia. Czasem pomaga płatność z góry za cały miesiąc. A czasem rozmowa pokazuje, że podopieczny stracił motywację — i to jest sygnał do zmiany planu, a nie tylko grafiku.

7. Pokazuj postępy

Podopieczny, który widzi efekty, rzadziej odpuszcza. Rosnący wykres ciężaru, lepszy wynik testu niż trzy miesiące temu, kilka pełnych tygodni treningowych z rzędu — to wszystko daje powód, żeby przyjść na trening także wtedy, gdy się nie chce. Więcej o tym piszę w poradniku Jak prowadzić podopiecznych, żeby zostawali na dłużej.

Podsumowanie

• Spisz zasady odwołań (np. 24 godziny przed treningiem) i stosuj je konsekwentnie.
• Pobieraj płatność przy rezerwacji.
• Pozwól przenosić treningi, zamiast je odwoływać.
• Ustal stałe terminy i przypominaj o treningach.
• Sprawdzaj, kto odwołuje najczęściej, i rozmawiaj z tymi osobami.
• Pokazuj podopiecznym ich postępy.

Mniej odwołań to także wyższe zarobki — o tym, jak jeszcze je zwiększyć bez dokładania godzin, piszę w poradniku Jak zwiększyć zarobki trenera personalnego.